Politique de confidentialité

Politique de confidentialité et de sécurité

Tous les formulaires de saisie en ligne sm-communication.fr sont sécurisés grâce à un système de cryptage des informations par protocole Secure Socket Layer (SSL). Il s’agit d’un protocole de communication d’information qui permet d’assurer l’authentification, la confidentialité et l’intégrité des données échangées.
La confidentialité et la sécurité sont de la plus haute importance pour la société SM Communication. Nous mettons à votre disposition cette politique afin que vous disposiez d’informations claires et transparentes sur les traitements mis en œuvre dans le cadre des services proposés sur notre site.
Nous nous assurons que nos mesures techniques et organisationnelles respectent vos droits relatifs à la protection des données. Pour cela, nous nous conformons à la règlementation en vigueur et notamment au Règlement Général sur la protection des données (ci-après « RGPD »), entré en vigueur le 25 mai 2018, qui vient compléter la législation en matière de protection des données à caractère personnel.
Vous trouverez ci- dessous nos règles concernant la gestion, le traitement et le stockage des données personnelles soumises dans le cadre de nos services.

I. Champ d’application
Pour que vous puissiez comprendre pleinement les informations qui vous seront communiquées, SM Communication en explicite les notions essentielles.
Qu’est-ce qu’une donnée à caractère personnel ?
Une donnée à caractère personnel, au sens de l’article 4(1) du RGPD, est toute information se rapportant à une personne physique identifiée, ou qui peut être identifiée par le regroupement de plusieurs informations.
Vous êtes identifiés lorsque vous fournissez des informations comme votre nom de famille et votre prénom. En l’absence de ces informations, vous pouvez notamment être identifiés lorsque vous fournissez :
– Un identifiant (ex : pseudo, adresse IP) ;
– Vos coordonnées (ex : adresse, e-mail, numéro de téléphone) ;
– Un numéro d’identification (ex : n° du formulaire de contact) ;
Qu’est-ce qu’un traitement ?
Un traitement, au sens de l’article 4(2) du RGPD, est toute opération ou tout ensemble d’opérations appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que :
– la collecte ;
– L’enregistrement ;
– la conservation ;
– …
Retenez que toute action relative à vos données à caractère personnel constitue un traitement desdites données.
Comment nous recueillons votre consentement ?
En vous inscrivant à notre service SM Communication vous convenez et acceptez que nous puissions recueillir, traiter, stocker et/ou utiliser les données à caractère personnel soumises, en conformité avec les règles exposées ci-après.
En nous donnant votre consentement, vous conservez également vos droits d’accès et de communication, de rectification, de portabilité, ainsi que le droit d’effacement ou « droit à l’oubli » de vos données à caractère personnel. Ces droits vous sont expliqués dans la partie « Les droits dont vous disposez ».
II. Le traitement de vos données à caractère personnel
Les données que nous collectons
Lorsque vous vous inscrivez à nos services SM Communication progiciels, et sur notre site internet public, les données à caractère personnel suivantes peuvent être collectées et traitées :
– Nom
– Prénom
– Coordonnées
– Localisation : Collectivité
– Fonction : poste occupé
SM Communication s’engage à ce que ces données soient obtenues et traitées loyalement, licitement et en toute transparence.
D’autres données sensibles peuvent être collectée en fonction des services demandés. SM Communication s’assure de leur pertinence et de leur proportionnalité au regard de la prestation fournie.
Les finalités de traitement de vos données
L’objectif principal de la collecte de vos données à caractère personnel est de vous offrir un service adéquat, optimal, efficace et légal. A cette fin, vous acceptez que nous puissions utiliser vos données à caractère personnel dans le cadre de nos offres progicielles ainsi que de notre site internet, pour :
– La gestion des ressources humaines clients
– La gestion clients : fourniture des services et prospection
– La gestion de la comptabilité
– La gestion des demandes adressées au délégué à la protection des données
– La réception et le suivi des demandes réceptionnée sur l’adresse mail du DPO
– La prise de rendez-vous de démonstration
– La gestion des demandes de contact
– La gestion des fichiers prospects
SM Communication s’engage à ce que vos données soient traitées dans le respect des finalités précitées ainsi que pour des finalités qui leur sont compatibles.
Dans le respect du principe de minimisation des données traitées, instauré par le RGPD, SM Communication s’engage à ce que les données collectées soient adéquates, pertinentes et non excessives par rapport à ces finalités.
Les destinataires de vos données
En aucun cas, SM Communication ne vend ni ne loue vos données à caractère personnel à des tiers.
Les données à caractère personnel collectées vous concernant sont utilisées uniquement par notre entreprise. Toutefois, dans le cadre de notre activité, SM Communication peut faire appel à des sous- traitants qui peuvent recevoir communication de vos données à caractère personnel. Le cas échéant, SM Communication s’assure de la conformité de toutes ses sociétés sous-traitantes dans le respect des exigences posées par le RGPD et par la jurisprudence.
Nos sociétés sous-traitantes sont :
– Sarbacane : solution d’emailing https://www.sarbacane.com/
– OVH : hébergement du portail client et du CRM – https://www.ovh.com/fr/

En outre, SM Communication ne divulgue pas vos données à caractère personnel à des tiers, excepté si :
– Vous en formulez la demande ou en autorisez la divulgation ;
– SM Communication y est contrainte par une autorité gouvernementale ou un organisme de réglementation, en cas de réquisition judiciaire, de citation à comparaître ou de toute autre exigence gouvernementale ou judiciaire similaire, ou pour établir ou défendre une demande légale ;
– Le tiers agit en tant qu’agent ou partenaire de SM Communication dans l’exécution des services.
Les fondements juridiques du traitement de données à caractère personnel
SM Communication collecte vos données à caractère personnel pour les finalités décrites au point 1 de la présente politique de confidentialité. SM Communication collecte et traite vos données à caractère personnel uniquement lorsque cela repose sur un des fondements juridiques suivants :
– Consentement de la personne concernée : sous réserve d’avoir obtenu votre consentement, SM Communication est autorisée à collecter et traiter vos données à caractère personnel.
– Exécution de relation contractuelle avec la société SM Communication : vos données sont nécessaires à l’exécution d’un contrat auquel vous avez souscrit ou auquel vous souhaitez souscrire. Sur cette base juridique contractuelle, tout refus de communiquer vos données à caractère personnel empêchera la conclusion et l’exécution du contrat.
– Remplir une obligation légale : vos données sont nécessaires pour remplir une obligation légale telle que les règles comptables applicables en matière de gestion de compte client.
– Intérêt légitime du responsable de traitement
: la société SM Communication pourra traiter vos données à caractère personnel aux fins de poursuite de son intérêt légitime notamment pour : réaliser des enquêtes de satisfaction, gérer les impayés et les contentieux etc.
– L’exécution d’une mission de service public
– La sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée
La conservation de vos données
SM Communication collecte vos données à caractère personnel pour les besoins relatifs à l’exécution de ses obligations contractuelles. Nous conservons ces données dans des bases de données actives, des fichiers ou d’autres types de document, et ce, tant que vous utilisez nos services.
SM Communication ne stocke vos données que le temps nécessaire à la sollicitation de nos services ou dans le respect des obligations légales. Vous trouverez ci- dessous un tableau non exhaustif récapitulant le temps légal de conservation des données traitées dans le cadre de nos services.
III. Les droits dont vous disposez
Droit d’information
SM Communication doit vous transmettre un certain nombre d’information si vous en faites la demande.
Ex : identité du responsable de traitement, finalités des traitements, …
SM Communication s’engage à vous transmettre ses informations de manière claire et précise.
Droit d’accès et de communication
Vous pouvez demander à SM Communication d’avoir accès vos données et d’en obtenir une copie lorsque celles-ci font l’objet d’un traitement.
SM Communication peut vous demander de vous identifier auprès d’elle lorsque la demande porte sur des données dites « sensibles », ou lorsqu’elle émet un doute raisonnable sur votre identité réelle.
Droit de rectification
Vous pouvez obtenir de SM Communication la rectification de vos données lorsque celles-ci sont erronées ou inexactes. SM Communication peut vous demander de vous identifier auprès d’elle lorsque la demande porte sur des données dites « sensibles », ou lorsqu’elle émet un doute raisonnable sur votre identité réelle.
Droit d’effacement ou « droit à l’oubli »
Vous pouvez demander à SM Communication qu’elle supprime toutes les données que vous détenez la concernant, dans la limite des données qui lui sont nécessaires pour remplir ses obligations contractuelles ou légales.
SM Communication peut vous demander de vous identifier auprès d’elle lorsque la demande porte sur des données dites « sensibles », ou lorsqu’elle émet un doute raisonnable sur votre identité réelle.
Droit de portabilité
Vous pouvez récupérer auprès de SM Communication toutes les données vous concernant dans un format lisible et compréhensible par la machine ou demander SM Communication de les transmettre à un autre organisme.
SM Communication peut vous demander de vous identifier auprès d’elle lorsque la demande porte sur des données dites « sensibles », ou lorsqu’elle émet un doute raisonnable sur votre identité réelle.
Droit à la limitation du traitement
Vous pouvez demander à SM Communication de conserver vos données sans les utiliser. Celles-ci sont donc gelées pendant une durée temporaire dans les cas où vous exercez un autre droit en parallèle (ex : contester l’exactitude des données, s’opposer au traitement de ses données, illicéité du traitement).
Droit de réclamation
Les solutions SaaS et le site public ont été déclarés à la CNIL sous les numéros d’enregistrement 1553281, 1553279 et 1553277.
Si vous considérez que la politique de protection des données de SM Communication n’est pas conforme à la réglementation européenne ou que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès de la CNIL. https://www.cnil.fr/
L’exercice de vos droits
Pour exercer vos droits, adressez-vous a par courrier ou par mail aux adresses suivantes :
– SM Communication, dont le siège social se situe au 1025 Avenue Henri Becquerel, 34000 Montpellier. Immatriculée au RCS de Montpellier sous le numéro 53742182800022
– contact-donnees- personnelles@SM Communication.fr
IV. Les Cookies
Lors de votre visite, SM Communication peut implanter un « cookie » dans votre ordinateur. Un « cookie » permet d’enregistrer les informations relatives à la navigation de votre ordinateur sur notre solution (les pages consultées, les identifiants, la date et l’heure de consultation, etc.) que SM Communication pourra lire lors de votre prochaine visite sans toutefois pouvoir vous identifier directement.
Cela vous permet, par exemple, que les informations que vous avez fournies dans un de nos questionnaires ne vous soient pas demandées à nouveau.
La liste ci-dessous détaille les cookies utilisés sur notre site Web.
V. Notre engagement pour respecter l’intégrité et la confidentialité de vos données à caractère personnel
La sécurité de nos serveurs d’hébergement
Les serveurs d’hébergement sur lesquels SM Communication traite et stocke vos données sont exclusivement situés au sein de l’Union Européenne et répondent à un niveau de sécurité conforme à la typologie de ces dernières.
Conformément au Règlement Général de Protection des Données une analyse d’impact est réalisée sur les traitements sensibles afin de déterminer notre capacité à réaliser le traitement de ces données en toute sécurité.
Les mesures mises en œuvre pour respecter notre engagement
Dans le cadre de ses services, SM Communication accorde la plus haute importance à la sécurité et à l’intégrité des données à caractère personnel de ses clients. Ainsi, et conformément au RGPD, SM Communication s’engage à prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité de vos données et notamment de les protéger contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, altération, diffusion ou accès non autorisés, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite ou communication à des personnes non autorisées.
Par ailleurs, afin d’éviter tout accès non autorisé, et pour garantir l’exactitude et la bonne utilisation de vos données, SM Communication a mis en place des procédures numériques, physiques et d’encadrement appropriées en vue de sauvegarder et préserver les données recueillies à travers ses services.
Malgré tout, personne ne peut se considérer comme étant complètement à l’abri d’une malveillance.
C’est pourquoi, dans le cas où une faille de sécurité présenterait un risque élevé pour l’intégrité ou la confidentialité de vos données, SM Communication s’engage à vous en informer dans un délai raisonnable et à prendre toutes les mesures possibles pour neutraliser l’intrusion et en minimiser les impacts. Dans le cas où vous subiriez un dommage du fait de l’exploitation d’une faille de sécurité par un tiers, SM Communication s’engage à vous fournir toute l’assistance nécessaire afin que vous puissiez faire valoir vos droits.
Toute personne exploitant une faille de sécurité s’expose à des sanctions pénales. SM Communication prendra toutes les mesures, y compris par le biais d’un dépôt de plainte et/ou d’une action en justice, pour préserver les données, ainsi que ses droits et ceux de ses clients.
VI. Modification de notre Politique de Confidentialité
SM Communication se réserve le droit de faire évoluer la présente Politique de confidentialité à tout moment, notamment en application des changements apportés aux lois et réglementations en vigueur. Les modifications apportées seront notifiées sur notre site internet. Cette notification comprendra un lien vous permettant d’accéder à la politique de confidentialité modifiée, et ce, pendant une durée raisonnable. Nous pourrons communiquer également sur cette modification par tout autre moyen d’information que nous jugerons utile et opportun.